Segundo alguns livros de Administração, a palavra vem do latin, ad (junto de) e ministration (prestação de serviço) e significa a ação de prestar serviço ou ajuda. Modernamente, administração representa todas as atividades relacionadas com o planejamento, organização, direção e controle. Sejam elas empresariais, governamentais, institucuinais, domésticas, etc. A moderna administração surgiu no início do século XVIII, quando os engenheiros Taylor (focado na organização das tarefas dos operários), e Fayol (focado na estrutura organizacional). Suas teorias (administração científica, e clássica respectivamente), dominaram as cinco primeiras décadas do século passado e exercem forte influência no panorama administrativo até hoje, entranhadas nas novas teorias como: das relações humanas; estruturalista; de sistemas e da contingência.
Os dois objetivos principais da administração são proporcionar eficiência e eficácia às empresas.
EFICIÊNCIA: Fazer as coisas corretamente. Preocupação com os meios.
EFICÁCIA: Alcançar resultados. Preocupação com os fins ou objetivos.
Para os economistas, as empresas visam à produção de alguma coisa mediante a reunião de três fatores de produção, a saber: a natureza, o capital e o trabalho. Os chamados recursos empresariais ou meios pelos quais a empresa procura realizar suas atividades para atingir seus objetivos. Esses recursos são: Materiais, Financeiros, Humanos, Mercadológicos e Administrativos.
As Funções Administrativas: Planejamento, Organização, Direção e Controle constituem o processo administrativo, onde cada uma delas possuem significados diferentes, porém, todas estão girando sobre um único eixo.
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PLANEJAMENTO: Significa vizualizar o futuro e traçar os objetivos, programas e planos de ação. Na realidade, o planejamento é um fato muito comum em nossas vidas. A todo momento estamos planejando nosso comportamento em relação a certos objetivos. Quando pretendemos ir a algum lugar, planejamos antecipadamente qual o melhor percurso a ser percorrido. Qualquer viagem envolve algum planejamento. As donas de casa planejam constantemente seu dia-a-dia, as refeições da família, etc. Assim, o planejamento é uma decorrência natural do comportamento das pessoas. Nas empresas, o planejamento é uma necessidade imperiosa: uma vez definido algum objetivo, o planejamento constitui a melhor maneira de chegar lá. Um planejamento eficaz depende de um bom diagnóstico da situação e de um prognóstico a partir das informações diagnósticadas.
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ORGANIZAÇÃO: Significa constituir o organismo social e material da empresa. Normalmente em nossos lares, temos cada coisa no seu devido lugar, seja na sala, na cozinha, em cada quarto: tudo é organizado de uma maneira lógica e racional para que todas as coisas sejam utilizadas da melhor maneira. Também nas empresas, as pessoas, os equipamentos e recursos empresariais, devem ser alocados e arranjados de maneira lógica e racional, para que as atividades sejam executadas da melhor maneia possível.
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DIREÇÃO: Significa conduzir e orientar o pessoal. Simultânea aos trabalhos de planejamento e organização, é considerada como a essência do trabalho do bom administrador. De nada adianta um bom planejamento e uma boa organização se as pessoas trabalham sem orientação e coordenação adequadas. Os meios de direção são: a emissão de ordens; instruções; comunicação; motivação; liderança e coordenação.
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CONTROLE: Significa verificar se o que foi planejado e organizado está sendo, de fato, executado conforme o planejado e organizado. Consiste em medir e corrigir o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos, identificar os possíveis erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar a sua repetição. O controle é um processo cíclico e repetitivo composto de quatro etapas a saber: estabelecimento de padrões; avaliação do desempenho; comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação corretiva. À medida que o processo se repete, o controle permite um gradativo aperfeiçoamento, ou, em outros termos, uma gradativa aprendizagem do sistema, que corrige seus erros e melhora seu desempenho. Seguindo esses processos e procedimentos o administrador multiplica suas chances de sucesso em qualquer empreendimento.
